Beperkingen inzage archiefstukken

Het RKD is tegen een geringe vergoeding toegankelijk voor een ieder die een bezoek wil brengen aan onze studiezalen om daar iets uit te zoeken of te vinden. De archieven en collecties die wij bewaren zijn in principe openbaar. Dat betekent dat ze voor iedereen vrij ter inzage zijn, in origineel aan een tafel, of digitaal op een van de computers in de studiezalen. Maar er zijn ook onderdelen van archieven die nog niet openbaar zijn en die u daarom niet automatisch kan aanvragen en raadplegen op onze studiezaal.

Waarom mag ik deze stukken niet inzien?

Er kunnen vijf verschillende redenen zijn waarom stukken niet mogen worden ingezien:

• De stukken zijn niet openbaar
  Voor sommige particuliere archieven van verenigingen, stichtingen, bedrijven, families of personen die door hen aan het RKD geschonken of in bewaring (bruikleen) zijn gegeven, zijn contractuele of wettelijke openbaarheidsbeperkingen vastgesteld. Hieronder kunt u daarover meer lezen.
  De studiezaalmedewerker achter de informatiebalie kan u vertellen wanneer de stukken openbaar worden. Ook kan hij u vertellen of er in sommige gevallen uitzonderingen op deze regels mogelijk zijn.
• De stukken zijn gereproduceerd
  Als stukken zijn gereproduceerd (gemicroficheerd of gedigitaliseerd) mag u het origineel niet inzien. Alleen als de reproductie slecht leesbaar is kan hierop een uitzondering gemaakt worden. Vraag hierover informatie aan de studiezaalmedewerker.
• Het archief is in bewerking
  Als een archief wordt bewerkt (dat wil zeggen: geïnventariseerd, geconserveerd, gerestaureerd of gedigitaliseerd) kan het tijdelijk niet toegankelijk zijn. Ongeïnventariseerde archieven en collecties zijn moeilijk toegankelijk en alleen raadpleegbaar op afspraak en onder speciale condities.
• Het archief is tijdelijk niet beschikbaar i.v.m. bruikleen
  Het komt regelmatig voor dat het RKD een verzoek krijgt van een museum om archiefstukken tijdelijk in bruikleen te geven t.b.v. een tentoonstelling.
• De materiële staat van de stukken laat inzage niet toe
  Stukken kunnen in een dermate slechte staat verkeren, dat inzage niet mogelijk is voordat conservering heeft plaatsgevonden. Het kan bijvoorbeeld gaan om archiefstukken met brandschade of ernstige vormen van inktvraat.

In de Inventarissen in de database kunt u nagaan of aan (onderdelen van) een archief openbaarheidsbeperkingen zijn gesteld, of het gereproduceerd is en of het raadpleegbaar is. Openbaarheidsbeperkingen die voortkomen uit regelgeving ter bescherming van de privacy zijn nog niet in de inventarissen verwerkt.

Waarom zijn particuliere archieven soms niet openbaar?

Contractuele beperkingen
In de praktijk gebeurt het regelmatig dat openbaarheid wordt beperkt doordat in het schenkings- of bruikleencontract tussen het RKD en de eigenaar van het archief hierover afspraken zijn gemaakt. bijvoorbeeld ten aanzien van relatief recente brieven. In het contract is dan ook vastgesteld hoe lang de termijnen van de openbaarheidsbeperking zijn en wie er bevoegd is om dispensatie te verlenen. Vaak is dat de voormalige eigenaar van het archief; soms heeft hij die bevoegdheid gegeven aan een ander, bijvoorbeeld een familielid.

Privacywetgeving
Wanneer er geen contractuele openbaarheidsbeperking bestaat kan vrije inzage toch worden belemmerd om reden van de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van levende personen die in archiefstukken voorkomen. Dit wordt geregeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de daarop gebaseerde Uitvoeringswet AVG. Of archiefstukken wel of niet in openbaarheid beperkt moeten worden om de persoonlijke levenssfeer van personen te beschermen is aan interpretatie onderhevig. Binnen het RKD is een privacy coördinator benoemd die de archivaris adviseert over vragen die de bescherming van de persoonlijke levenssfeer betreffen.

Er kunnen redenen zijn dat u archiefstukken met een openbaarheidsbeperking toch wilt inzien. Hoe pakt u dat aan?

Contractuele beperkingen
Om een niet-openbaar stuk uit een particulier archief te mogen inzien, heeft u toestemming nodig van de schenker of bewaargever of van de persoon die van hem die bevoegdheid heeft gekregen. Een verzoek daartoe kunt u via het contactformulier richten aan het Hoofd van de afdeling Collecties van het RKD, die hierin bemiddelt. Zo gauw u toestemming gekregen heeft, kunt u de door u ter inzage gevraagde niet-openbare stukken bij ons komen inzien, nadat u de toestemmingsbrief op de studiezaal getoond heeft. Wij maken daarvan dan een kopie, die als bewijs kan dienen dat u recht heeft op inzage in de door u gewenste stukken. Archiefstukken die u met toestemming van de bruikleengever of schenker mag inzien, mag u niet aan derden laten zien. Hetgeen u uit het materiaal overneemt mag alleen gebruikt worden voor eigen onderzoek. Wanneer u het materiaal voor een ander doel, zoals publicatie of verspreiding op andere manier, wil gebruiken, bent u zelf verplicht aan het auteursrecht te voldoen. Het RKD bemiddelt niet in kwesties betreffende auteursrechten van derden.

Privacywetgeving
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet (UAVG) bieden alleen onder bepaalde voorwaarden ruimte voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Onder 'verwerken' wordt o.a. verstaan het ter inzage geven/inzien van archiefstukken.

Om aan de voorwaarden van de AVG en de UAVG te voldoen maakt het RKD gebruik van dit formulier. Wij verzoeken u het formulier zorgvuldig door te nemen. Uw aanvraag om inzage in een archief kan alleen worden ingewilligd wanneer u het formulier volledig heeft ingevuld en ondertekend. Indien u (nog) geen volledig antwoord kunt geven op bepaalde vragen, vermeld u dan de reden. Wij adviseren u het formulier thuis in te vullen en digitaal op te sturen of mee te nemen bij uw bezoek. U kunt het eventueel ook bij uw bezoek aan het RKD verkrijgen en invullen.

Vrijwaring

Uit de terbeschikkingstelling van materiaal kan geen enkele aansprakelijkheid van het RKD worden afgeleid. De gebruiker wordt geacht op de hoogte te zijn van alle relevante wettelijke regelingen betreffende het auteursrecht, de bescherming van de privacy, smaad en dergelijke, en vrijwaart het RKD van alle juridische gevolgen van zijn of haar gebruik van het materiaal.

Fotograferen van archiefstukken

Voor het fotograferen van archiefstukken gelden de volgende voorwaarden:

• Een archief mag niet volledig gefotografeerd worden
• Er mag geen gebruik gemaakt worden van professionele fotoapparatuur, i.e. statief etc.
• Er mag niet geflitst worden
• Voor beperkt/gedeeltelijk openbare archieven geldt dat de toestemming vooraf verleend moet worden (vooraf aanvragen via archieven@rkd.nl) 
• Openbare archieven mogen alleen worden gefotografeerd voor eigen persoonlijk gebruik ten behoeve van onderzoek. Dat wil zeggen dat de foto’s niet mogen worden verspreid of gepubliceerd, niet op papier noch digitaal, bijvoorbeeld via sociale media of internet

Wanneer archiefstukken aan u ter beschikking worden gesteld bent u zelf verantwoordelijk voor de naleving van de juridische voorwaarden voor de verdere verwerking van de persoonsgegevens.