Regels en beperkingen bij het raadplegen van archieven

Archieven raadplegen bij het RKD

Bij het RKD in Den Haag kun je op aanvraag de archieven raadplegen.

• Archieven moeten minimaal twee werkdagen van te voren aangevraagd worden via archieven@rkd.nl.
• Archieven uit de Bijzondere Collecties moeten minimaal zeven werkdagen van te voren aangevraagd worden via archieven@rkd.nl. Of een archief behoort tot de Bijzondere Collecties staat vermeld in de database RKDcollections.
• Sommige archieven hebben te maken met openbaarheidsbeperkingen.

Voorwaarden

Voordat je een archief met bijzondere persoonsgegevens kan raadplegen op het RKD kan je worden gevraagd dit formulier in te vullen. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Uitvoeringswet (UAVG) bieden namelijk alleen onder bepaalde voorwaarden ruimte voor het verwerken van bijzondere persoonsgegevens voor wetenschappelijk of historisch onderzoek of statistische doeleinden. Je kunt het aangevraagde archief alleen inzien nadat het formulier volledig is ingevuld en ondertekend.

Regels voor het raadplegen van archieven

• Voor de raadpleging van archieven gebruik je de ronde tafels voor de studiezaalbalie.
• Bij het raadplegen van archieven mag alleen met potlood worden geschreven.
• Je dient het archiefmateriaal met de grootst mogelijke zorg te behandelen en alle aanwijzingen op te volgen.
• Het archiefmateriaal is voor je op een kar gezet, graag één archiefdoos per keer op de tafel.
• Je wordt vriendelijk verzocht het materiaal op volgorde te houden. Bij onduidelijkheden kun je je wenden tot de medewerker van de studiezaalbalie.
• Na raadpleging van de archieven, graag afmelden bij de studiezaalbalie en de archiefstukken bij deze balie terug te bezorgen.
• Het RKD heeft het recht om bij inname het werkmateriaal van de bezoeker te controleren. De coördinator veiligheidszorg wordt geïnformeerd indien er aanwijzingen zijn dat er iets uit het geraadpleegde archief ontbreekt. In dat geval kan de videoregistratie worden geraadpleegd.

Fotograferen van archiefstukken

• Openbare archieven mogen alleen worden gefotografeerd voor eigen persoonlijk gebruik ten behoeve van onderzoek.
• Gemaakte foto’s mogen niet worden verspreid of gepubliceerd, niet op papier noch digitaal.
• Een archief mag niet volledig gefotografeerd worden.
• Er mag geen gebruik worden gemaakt van professionele fotoapparatuur.
• Er mag niet geflitst worden.
• Voor beperkt/gedeeltelijk openbare archieven geldt dat de toestemming vooraf verleend moet worden (vooraf aanvragen via archieven@rkd.nl).

Beperkingen inzage archiefstukken

De archieven die het RKD bewaart zijn in principe openbaar. Dat betekent dat ze voor iedereen vrij ter inzage zijn, in origineel aan een tafel, of digitaal. Maar er zijn ook onderdelen van archieven die nog niet openbaar zijn en die je daarom niet automatisch kan aanvragen en raadplegen op onze studiezaal.

Er kunnen vijf verschillende redenen zijn waarom stukken niet mogen worden ingezien:

De stukken zijn niet openbaar

Voor sommige particuliere archieven van verenigingen, stichtingen, bedrijven, families of personen die door hen aan het RKD geschonken of in bewaring (bruikleen) zijn gegeven, zijn contractuele of wettelijke openbaarheidsbeperkingen vastgesteld. De RKD-medewerker achter de informatiebalie kan vertellen wanneer de stukken openbaar worden. Ook kan hij of zij toelichten of er in sommige gevallen uitzonderingen op deze regels mogelijk zijn.

De stukken zijn gereproduceerd

Als stukken zijn gereproduceerd (gemicroficheerd of gedigitaliseerd) mag het origineel niet worden ingezien. Alleen als de reproductie slecht leesbaar is kan hierop een uitzondering gemaakt worden. Vraag hierover informatie aan de studiezaalmedewerker.

Het archief is in bewerking

Als een archief wordt bewerkt (dat wil zeggen: geïnventariseerd, geconserveerd, gerestaureerd of gedigitaliseerd) kan het tijdelijk niet toegankelijk zijn. Ongeïnventariseerde archieven en collecties zijn moeilijk toegankelijk en alleen raadpleegbaar op afspraak en onder speciale condities.

Het archief is tijdelijk niet beschikbaar i.v.m. bruikleen

Het komt regelmatig voor dat het RKD een verzoek krijgt van een museum om archiefstukken tijdelijk in bruikleen te geven t.b.v. een tentoonstelling.

De materiële staat van de stukken laat inzage niet toe

Stukken kunnen in een dermate slechte staat verkeren, dat inzage niet mogelijk is voordat conservering heeft plaatsgevonden. Het kan bijvoorbeeld gaan om archiefstukken met brandschade of ernstige vormen van inktvraat.

Om een toch een archiefstuk met een openbaarheidsbeperking uit een particulier archief te mogen inzien, heb je toestemming nodig van de schenker of bewaargever of van de persoon die van hem of haar die bevoegdheid heeft gekregen. Een verzoek daartoe kun je via het contactformulier richten aan het hoofd van de afdeling Collecties van het RKD, die hierin bemiddelt. Als je de toestemming hebt gekregen, kun je de niet-openbare stukken op de studiezaal komen inzien.

Archiefstukken die je met toestemming van de bruikleengever of schenker mag inzien, mag je niet aan derden laten zien. Hetgeen uit het materiaal wordt overgenomen mag alleen gebruikt worden voor eigen onderzoek. Wanneer je het materiaal voor een ander doel, zoals publicatie of verspreiding op andere manier, wil gebruiken, ben je zelf verplicht aan het auteursrecht te voldoen. Het RKD bemiddelt niet in kwesties betreffende auteursrechten van derden.

Vrijwaring

Uit de terbeschikkingstelling van materiaal kan geen enkele aansprakelijkheid van het RKD worden afgeleid. De gebruiker wordt geacht op de hoogte te zijn van alle relevante wettelijke regelingen betreffende het auteursrecht, de bescherming van de privacy, smaad en dergelijke, en vrijwaart het RKD van alle juridische gevolgen van zijn of haar gebruik van het materiaal.