Klokkenluidersregeling RKD

Inleiding

In lijn met ons eigen (integriteits)beleid implementeren we de onderstaande nader uitgewerkte regeling.
Deze regeling draagt eraan bij dat het RKD – Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis adequaat handelt en zorgvuldig omgaat met een (vermoeden van een) misstand die onze organisatie, de mensen die er werken en het publiek dat het bedient nadelig kan treffen of treft. Bij dit proces is zorgvuldigheid geboden wat een veilige, open en integere werkcultuur alleen maar ten goede kan komen. Dat is allereerst essentieel voor onze werknemers, maar het is ook een noodzakelijke voorwaarde om als kennisinstituut aan onze culturele ambitie en onze maatschappelijke verantwoordelijkheid uitvoering te kunnen geven op de lange termijn.

Werknemers die van de interne meldregeling gebruik kunnen maken, zijn op grond van de Wbk ook nadrukkelijk mensen die anders dan uit dienstbetrekking, tegen vergoeding arbeid verrichten, zoals stagiaires, ZZP’ers, vrijwilligers en uitzendkrachten.

Toelichting Klokkenluidersregeling

Het RKD onderschrijft goed werkgeverschap voor al onze medewerkers. Mochten er zorgen zijn over (mogelijke) misstanden voel je vooral uitgenodigd om dit bij ons intern te melden, zodat wij in gepaste vorm hierop kunnen acteren.
Ons streven is het creëren van een werkomgeving waar je je veilig voelt en waar misstanden bespreekbaar gemaakt kunnen worden. In de onverhoopte situatie dat dit niet het geval mocht zijn, voorziet deze regeling dan stapsgewijs in hoe eventuele misstanden te melden, wat er onder verstaan wordt en wie erbij betrokken dient te worden

Het bespreekbaar maken van eventuele misstanden en het waarborgen van een integere en dus veilige werkomgeving komt ons allemaal ten goede! Wij benadrukken dat het ook te allen tijde mogelijk is eerst vertrouwelijk contact te zoeken met de Vertrouwenspersoon voor informatie, advies en ondersteuning. De informatie over de Vertrouwenspersonen voor het her RKD is beschikbaar voor de medewerkers.

ARTIKEL 1: DEFINITIES

In deze regeling worden definities gebruikt die in deze regeling de onderstaande betekenis hebben.

1. Deze regeling is van toepassing op Stichting RKD – Nederlands Instituut voor Kunstgeschiedenis die hierna wordt aangeduid als Organisatie of Werkgever.

2. Met Werkgever wordt bedoeld degene die krachtens arbeidsovereenkomst arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten, dan wel degene die anders dan uit dienstbetrekking tegen een vergoeding arbeid laat verrichten of heeft laten verrichten.

3. Met Werknemer wordt bedoeld degene die op basis van een arbeidsovereenkomst arbeid verricht, dan wel degene die anderszins in een ondergeschiktheidsrelatie tegen een vergoeding arbeid verricht. Een Werknemer kan dus bijvoorbeeld ook een stagiair, WEP-per of een vrijwilliger zijn.

4. Met Melder wordt bedoeld een natuurlijk persoon die in de context van zijn werkgerelateerde activiteiten voor de Organisatie een (vermoeden van een) Misstand meldt of openbaar maakt. Een Melder kan dus een Werknemer in de zin van artikel 1, lid 3, zijn, maar ook een ex-werknemer, ZZP-er, uitzendkracht, sollicitant, of een ander persoon die door werkzaamheden met de Organisatie in aanraking is gekomen.

5. Onder een Melding wordt verstaan: een melding van een (vermoeden van een) Misstand.

6. Er is sprake van een Misstand in de volgende situaties:
A.
(Gevaar voor) schending van het Unierecht, zoals beschreven in artikel 1 van Wet Bescherming Klokkenluiders. Het gaat hierbij om onderwerpen waarvoor de EU Richtlijnen of Verordeningen met rechtstreekse werking heeft vastgesteld of die   naar nationale regelgeving zijn omgezet.

Dit betreft inbreuken die betrekking hebben op de volgende gebieden: 
    i) overheidsopdrachten;
    ii) financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering; 
    iii) productveiligheid en productconformiteit; 
    iv) veiligheid van het vervoer; 
    v) bescherming van het milieu; 
    vi) stralingsbescherming en nucleaire veiligheid; 
    vii) veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn; 
    viii) volksgezondheid; 
    ix) consumentenbescherming; 
    x) bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen; of
B.
Een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is en er sprake is van:
     i) een schending van een wettelijk voorschrift;
     ii) een schending van interne regels die een concrete verplichting inhouden en op grond van een  wettelijk voorschrift door een Werkgever zijn vastgesteld;
     iii) een gevaar voor de volksgezondheid;
     iv) een gevaar voor de veiligheid van personen;
     v)  een gevaar voor de aantasting van het milieu.

Het maatschappelijk belang is in ieder geval in het geding indien de handeling of nalatigheid niet enkel persoonlijke belangen raakt en er sprake is van oftewel een patroon of structureel karakter dan wel de handeling of nalatigheid ernstig of omvangrijk is. Zie voor meer uitleg over wat een Misstand is, de Bijlage Misstand bij de Klokkenluidersregeling

7. Er is sprake van een Vermoeden van een Misstand in de volgende situatie: Melder vermoedt dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand voor zover het vermoeden is gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de Melder bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de Melder heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie.

8. Door de Organisatie is een Vertrouwenspersoon aangesteld. Dit is een onafhankelijke functionaris die een geheimhoudingsplicht heeft. Een Werknemer kan de Vertrouwenspersoon in vertrouwen als adviseur raadplegen over een (vermoeden van een) Misstand.

9. Door de Organisatie is de HR-Manager als Functionaris Misstanden aangewezen. Indien deze persoon betrokken is bij een Melding, dan zal de directie van Werkgever optreden als Functionaris Misstanden. Indien de directie is betrokken zal een melding gedaan kunnen worden bij de Voorzitter van de Raad van Toezicht.

ARTIKEL 2: VERTROUWENSPERSOON – informatie, advies en ondersteuning

1. Een Werknemer of andere mogelijke Melder kan de Vertrouwenspersoon raadplegen over een (vermoeden van een) Misstand. De Werknemer of andere mogelijke Melder kan de Vertrouwenspersoon verzoeken om informatie, advies en ondersteuning.

2. Een Werknemer of andere mogelijke Melder kan ook desgewenst de afdeling advies van het Huis voor de Klokkenluiders verzoeken om informatie, advies en ondersteuning inzake een (vermoeden van een) Misstand.

ARTIKEL 3: FORMELE MELDING VAN EEN (VERMOEDEN VAN EEN) MISSTAND

Interne melding
1. De Melder kan een Melding doen van een (vermoeden van een) Misstand bij de Organisatie.

2. De Melding kan worden gedaan bij de Functionaris Misstanden (zie artikel 1, lid 9). De Melder mag zich laten bijstaan door een adviseur die de Melder wordt vertrouwd.

3. De Melder kan de melding doen bij de Functionaris Misstanden op de volgende wijze:
•    per email
•    per telefoon of ander spraakberichtsysteem
•    of op zijn verzoek binnen een redelijke termijn door middel van een gesprek op een af te spreken locatie.

4. Indien de Melder een Melding doet via de telefoon of een ander spraakberichtsystemen wordt gebruikt of een Melder een Melding doet in een gesprek op een afgesproken locatie, registreert de Werkgever de Melding door: 
•    het laten maken van een opname van het gesprek in een duurzame en opvraagbare vorm, of
•    een volledige en nauwkeurig schriftelijke weergave van het gesprek. 
Voor de opname van een gesprek is voorafgaande instemming van de Melder vereist.

5. De Melder krijgt de gelegenheid om de schriftelijke weergave van een gesprek te corrigeren en voor akkoord te tekenen. De Melder ontvangt hiervan desgewenst een afschrift.

6. De Melder ontvangt van de Functionaris Misstanden binnen zeven dagen na ontvangst van de Melding een ontvangstbevestiging.

7. De Werkgever registreert een Melding bij ontvangst ervan in een daarvoor ingericht register.

8. De gegevens van een Melding in een register worden vernietigd wanneer zij niet langer noodzakelijk zijn om te voldoen aan de eisen van de Wet bescherming klokkenluiders of bij of krachtens wet of Unierecht vastgestelde eisen.

9. Een Melder die geen Werknemer is kan ook bij de Functionaris Misstanden een melding doen op de hiervoor beschreven wijze.

Externe melding
1. In plaats van een interne Melding van een (vermoeden van een) Misstand kan een Melder ook direct een Melding doen bij een externe daartoe bevoegde autoriteit. Dit kunnen zijn de Autoriteit Consument en Markt, Autoriteit Financiële Markten, Autoriteit Persoonsgegevens, het Huis voor Klokkenluiders en andere door de wetgever aangewezen instanties. De Melding dient plaats te vinden bij de autoriteit die daarvoor het meest in aanmerking komt.

2. Ondanks de mogelijkheid tot het rechtstreeks doen van een externe Melding, verdient het eerst doen van een interne Melding de voorkeur. De keuze is evenwel aan de Melder.

ARTIKEL 4: BEHANDELING VAN DE INTERNE MELDING DOOR DE WERKGEVER

1. De Functionaris Misstanden zorgt ervoor dat er onderzoek wordt gedaan naar de Melding, tenzij:
•    het vermoeden van een misstand niet is gebaseerd op redelijke gronden; of
•    op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een Misstand.

2. Indien de Functionaris Misstanden besluit geen onderzoek in te stellen, zal de Melder binnen twee weken na dit besluit hiervan op de hoogte worden gesteld. Daarbij wordt tevens aangegeven waarom geen onderzoek wordt ingesteld.

3. De Functionaris Misstanden is bevoegd de Melding intern te bespreken. Een onderzoek kan afhankelijk van de aard en inhoud van de Melding op verschillende wijzen plaatsvinden. De Melder kan gevraagd worden mee te werken aan een onderzoek. Een onderzoek kan intern of extern geleid worden. In ieder geval zal het onderzoek niet worden uitgevoerd door personen die bij de Melding zijn betrokken. Een mogelijke optie is dat onderzoek (gedeeltelijk) wordt uitbesteed aan een onafhankelijk en onpartijdig onderzoeksbureau.

4. De Functionaris Misstanden informeert de Melder schriftelijk (dat kan zijn per email) over de wijze waar op het onderzoek wordt aangepakt en over de voortgang hiervan. Indien de Werkgever een externe instantie op de hoogte stelt van een bepaalde situatie die de Melding raakt, dan zal de Melder hierover ook worden geïnformeerd.

5. De personen op wie een Melding betrekking heeft worden geïnformeerd op een gepast moment over de inhoud van de Melding, tenzij het onderzoeksbelang of het handhavingsbelang daardoor kunnen worden geschaad.

6. Een onderzoek zal zorgvuldig worden uitgevoerd, waarbij hoor en wederhoor in acht wordt genomen.

7. Een Melder ontvangt binnen een redelijke termijn, maar ten hoogste drie maanden na verzending van de ontvangstbevestiging informatie over beoordeling van de Melding en welke stappen eventueel zijn ondernomen naar aanleiding van de Melding, en indien dit nog niet mogelijk is aangezien het onderzoek nog niet is afgerond, wordt de Melder geïnformeerd over de status van het onderzoek.

ARTIKEL 5: BESCHERMING VAN DE MELDER TEGEN BENADELING

1. De Melder van een (vermoeden van een) Misstand wordt tijdens en na de behandeling van een interne of externe Melding beschermd tegen benadeling, onder de voorwaarde dat de Melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van Melding juist is. Evenmin zal gedreigd worden met benadeling of een poging tot benadeling worden ondernomen.

2. Vormen van benadeling als gevolg van de Melding kunnen zijn (niet-limitatief): ontslag of schorsing, een boete, demotie, een negatieve beoordeling, een schriftelijke berisping, overplaatsing, onthouden bevordering, discriminatie, intimidatie, pesterij, uitsluiting en voortijdige beëindiging van een overeenkomst.

3. Indien de Werkgever binnen afzienbare tijd na een Melding een maatregel neemt als bedoeld in lid 2 motiveert hij waarom hij deze maatregel nodig acht en dat deze maatregel geen verband houdt met het melden van een (vermoeden van een) Misstand.

4. Deze bescherming tegen benadeling strekt zich ook uit tot degene die een Melder bijstaat, de Vertrouwenspersoon, Functionaris Misstanden en een betrokken derde (zoals bedoeld in de Wet Bescherming Klokkenluiders).

5. Indien een Melder een (vermoeden van een) Misstand openbaar maakt buiten de Organisatie, komt de Melder alleen voor bescherming tegen benadeling in eerst een interne of externe Melding bij de Organisatie of een bevoegde autoriteit is gedaan. Daarnaast dient de Melder redelijke gronden te hebben om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van openbaarmaking juist is en dat de Melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat het onderzoek onvoldoende voortgang heeft.

6. Indien de Melder er voor kiest om een (vermoeden van een) Misstand openbaar te maken buiten de Organisatie zonder een voorafgaande interne of externe Melding bij de Organisatie of een bevoegde autoriteit, komt hij alleen voor bescherming tegen benadeling in aanmerking indien de Melder redelijke gronden heeft om aan te nemen dat de gemelde informatie op het moment van openbaarmaking juist is en de Misstand een dreigend gevaar kan zijn voor het algemeen belang of een risico bestaat op benadeling bij melding aan een bevoegde autoriteit of andere instantie of het niet waarschijnlijk is dat de Misstand doeltreffend wordt verholpen.

ARTIKEL 6: GEHEIMHOUDING EN GEGEVENSBESCHERMING

1.  Eenieder die betrokken is bij een Melding of het onderzoek daarnaar en daarbij de beschikking krijgt over gegevens waarvan hij het vertrouwelijk karakter kent of  redelijkerwijs moet vermoeden, is verplicht tot geheimhouding van die gegevens,    
tenzij uit de wet of de uitvoering daarvan anders voortvloeit.

2. Onder gegevens met een vertrouwelijk karakter worden in ieder geval begrepen:
a.    gegevens over de identiteit van de Melder en van degene aan wie de Misstand wordt toegeschreven of met wie die persoon in verband wordt gebracht en informatie die daartoe herleidbaar is;
b.    informatie over een bedrijfsgeheim.

3. De identiteit van een Melder en de informatie aan de hand waarvan direct of indirect de identiteit van de Melder kan worden achterhaald, worden niet bekend gemaakt zonder zijn instemming.

4. In geval van een wettelijke verplichting tot bekendmaking van de identiteit, wordt de Melder daarvan vooraf in kennis gesteld met een schriftelijke toelichting.

ARTIKEL 7: SLOTBEPALINGEN

Deze regeling treedt in werking op 20 maart 2024.

Deze regeling is vindbaar op de website en via intranet en wordt op verzoek door HR digitaal verstrekt.

Bijlage: Misstand

 
De Klokkenluidersregeling kent 2 soorten ‘Misstanden’.  
 
A.  
Artikel 1, lid 6, sub A, van de Klokkenluidersregeling  
 
Er is (gevaar voor) schending van het Unierecht.  
 
Het gaat hierbij om inbreuken die betrekking hebben op één of meer van de volgende gebieden:   
•    Overheidsopdrachten 
•    Financiële diensten, producten en markten, voorkoming van witwassen van geld en   
•    terrorismefinanciering 
•    Productveiligheid en productconformiteit 
•    Veiligheid van het vervoer 
•    Bescherming van het milieu 
•    Stralingsbescherming en nucleaire veiligheid 
•    Veiligheid van levensmiddelen en diervoeders, diergezondheid en dierenwelzijn 
•    Volksgezondheid 
•    Consumentenbescherming 
•    Bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en beveiliging van netwerk- en informatiesystemen.

Om te begrijpen wat hiermee precies wordt bedoeld kun je er niet omheen om de Wet bescherming klokkenluiders en de Europese Richtlijn waarnaar in die wet wordt verwezen (Richtlijn (EU) 2029/1937 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2019) erbij te pakken.  
 
Dit zijn de links naar deze wet -en regelgeving:  

Wet bescherming Klokkenluiders, zie art. 1
Richtlijn (EU) 2019/1937: zie art. 2 en Bijlage 1  

B.  
Artikel 1, lid 6, sub B, van de Klokkenluidersregeling  
 
Een Misstand is een handeling of een nalatigheid die aan de voorwaarden I + II voldoet:   
 
I. Er is een maatschappelijk belang in het geding  
Om dat het geval te laten zijn moet aan de volgende 2 voorwaarden worden voldaan:  
1. De handeling of nalatigheid mag niet enkel persoonlijke belangen raken.  
2.1. Het handelen of nalaten heeft een patroon of structureel karakter, of  
2.2. De handeling of nalatigheid is ernstig of omvangrijk.  

II. Er doet zich minimaal één van de volgende omstandigheden voor  
•    Een (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift.  
•    Een (dreigende) schending van interne regels die een concrete verplichting inhouden en op
•    grond van een wettelijk voorschrift door een Werkgever zijn vastgesteld.  
•    Er is een gevaar voor de volksgezondheid.  
•    Er is een gevaar voor de veiligheid van personen.  
•    Er is een gevaar voor de aantasting van het milieu.